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每天都有數不清的演示文稿在各大企業中執行，想要接到大訂單或是進行促銷都少不了它，想想看，在旅行路程所花費的時間，還要攜帶那些貴重的演示文稿裝備，這可真不是件容易的事。許多演示文稿專家都發現一個定律，那就是即使帶著重量級的展示裝備，在有限的時間安裝完畢，費盡心思整理出演示文稿內容，但如果展示內容含糊不清，再有禮貌的觀眾也會轉身走開。想要改變，演示文稿者就不能僅僅是讀出投影畫面中的單調文字內容，而是要徹底設計出一個完全翻新、難以忘懷的表演方式。想來一場令人印象深刻的演示，其實最重要的是放松心情，并且跟觀眾維持互動關系。 |
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制作前的準備
優秀的演示文稿者都知道下面三個成功的要訣：事先準備、不斷練習與認真表演，永遠記得表演前的準備是最重要的。如果沒把握，那么就簡單一點。沒必要的話，少用視訊與聲音等特效，而且絕對不要用小道具或唬人的花招。不管那些新科技伎倆能做到什么效果，如果你覺得用起來不順手，那就不要用吧！遇到時間已經約定好的演示文稿場合時，記得留下充分的軟硬件設定時間，往返交通時間也一并計算其中。計算所講的內容與時間，讓每分鐘所講的字數維持不要太多，并且多留一點時間以便遇到需要翻譯的場合。如果確定演示文稿場地有提供投影機或顯示器，那么請考慮將演示文稿內容儲存于一臺筆記本電腦中。做好心理準備，不管你已經練習多少次，就是有可能裝備會出問題，因此將演示文稿檔案備份至軟盤片上，并且帶著打印出來的演示文稿內容與投影片，以便緊急狀況時還有拯救的余地。
演示文稿注意事項
口語化那樣簡單，一份成功的演示文稿會有著以邏輯漸進的內容，剛開始會有一份簡介，接下來是有關你想闡述的內容，并且包含有一系列的相關主題，不要忘記最后一定要放置如何與你聯絡的方式。不要一成不變，要為各種場合設計不同的基本演示文稿樣式，以避免下面的人感覺到都是老生常談，并且記得將相關公司名稱放置于第一頁演示文稿中：針對特定的觀眾或相關領域，最好能放入適當的事實內容或圖片。不要過于夸張，太過于強調資料往往會陷入統計學上的迷思，統計資料應該是清楚易懂，而非令人混淆不清，所以要讓統計圖表保持簡單清爽，簡單易懂并且一目了然。要留些時間給人詢問與回答，以建立起跟觀眾的互動關系。并且一開始就要讓觀眾知道你是否能接受不定時提出問題發問？還是你喜歡演示文稿尾聲再一起提出詢問？注意場合，面對觀眾的需求，記得要有彈性并且知道他想要的是什么，有時候在嚴肅的商業主題中來一段幽默對話頗受好評。另一方面，面對大型演示文稿場合，規規矩矩的表達方式還是比較好，Q&A的時間也記得留多一點。
現場的設備問題
演示文稿裝備需要環境支持，請先確定演示文稿場合的電源插座是否為三孔式設計(第三孔擔任接地的功用)：如果可能的話，最好隨身帶著一條性能優良的并且長度足夠的延長線插座。投影機的畫面最好不要直接投射在墻上，如果想在會議室內的墻壁上投射你設計的精美演示文稿，最好記得攜帶一支小型可卷動式的白色顯示屏，雖然這會讓整個裝備安裝時間增加一點(整個行程所攜帶的重量也會多一點)，但它看起來的專業形象與投影品質絕對值得這樣做。注意燈泡使用時間，隨時注意投影機的燈泡使用時間，并且加以記錄(有許多新機種能記錄并顯示燈泡的使用時間)，并且定期察看該燈泡的使用壽命是否已經快要完畢。當到達其壽命的90%使用時間時，最好將其更換以免臨時出狀況。信號線是否連接正確差異頗大，切記要使用高品質的視訊信號線，特別是在筆記型計算機與投影機或顯示器之間的距離比較長的場合，那會使得信號衰減的清況降低。讓線少一點，善用無線控制裝置與激光筆，如此一來，你可以在演示文稿場合中自由行動，并且與觀眾互動，這比呆呆站在臺前講完整篇演講好上許多。
精心制作演示文稿
如果你的演示文稿體積不小，那么建議將它儲存一份至CD-R或CD-RW盤片上。如果想要有最快速的反應速度，試著將整個演示文稿存放至一片閃存(Flash Memory)卡上，速度將會快得讓你想象不到。如果將演示文稿內容儲存成HTML格式，那么就可以用任何一個Web瀏覽器來顯示它。雖然這種方式少去許多制造小效果的多媒體特效，但整個演示文稿的體積將會大幅縮減，并且加載每一頁演示文稿的時間會縮短許多。留下書眉，與其打印一份演示文稿副本給觀眾，還不如在一張紙中打印多頁演示文稿內容，并且記得留下空白區域，好讓觀眾寫下心得。雖然投影機內建的空白畫面有助于你執行控制演示文稿設定的動作不被看見，但這個畫面也有轉移觀眾注意力的危險。如果真的想使用此功能，先確定這個空白畫面不會有奇奇怪怪的特效，并且最好以單純的顏色顯示。圖形顯示要小心，雖然Excel或Lotus 1-2-3所產生的圖表比起文字報表來得好，但這些圖表往往體積都大了一點，不妨試試Delta Graph這種能讓資料更為醒目、但體積又不會變太大的工具。方便閱讀最重要，務必確認你的演示文稿讓臺下觀眾閱讀起來會感到舒適，如果離你的計算機顯示屏一公尺左右依然能看清演示文稿內容，那么就沒有太大的問題了。如果不行，那么請放大所使用的字體。
文摘（2001.07)
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如何完成一場最佳的演示？